Gebruikersreglement en privacyverklaring

Gebruikersreglement en privacyverklaring met betrekking tot het online platform RIK en de fotowedstrijd

Artikel 1 - Algemeen

Dit reglement legt de gebruikersvoorwaarden vast die van toepassing zijn op het online platform "RIK" en de fotowedstrijd van het project "RIK", dat ontwikkeld werd door de provincie Limburg met kantoren te 3500 Hasselt, Universiteitslaan 1, hierna "de organisator" genoemd.

Om de goede werking van het online platform en de fotowedstrijd te verzekeren, werkt de organisator o.a. met persoonsgegevens. Dit gebruikersreglement geeft uitleg bij de manier waarop de organisator omgaat met de persoonsgegevens waarover de organisator beschikt.

Door deelname aan het online platform "RIK" verklaart iedere deelnemer zich akkoord met het voor dit project geldende gebruikersreglement. De beslissingen van de organisator - over het online platform, over de ingave van gegevens, over de toevoeging van foto’s, over de fotowedstrijd over de toepassing van het gebruikersreglement en ook over alle situaties die niet uitdrukkelijk door dit reglement werden voorzien - zijn bindend.

Artikel 2 - Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, ...

Alle informatie die rechtstreeks of door te combineren kan leiden tot de identificatie van een persoon valt onder de noemer "persoonsgegevens".

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst af als afsprakenkader.

Artikel 3 - Online platform "RIK" deelname- en wedstrijdvoorwaarden

Deelnemen aan het online platform en de fotowedstrijd "RIK" kan vanaf 30/04/2024. Inzendingen worden gecontroleerd op volledigheid en correctheid door de organisator.

De gegevens en fotomateriaal kunnen via mercirik.be ingegeven worden op het online platform "RIK".

Bij deelname aan het online platform "RIK" gelden de volgende deelname- en wedstrijdvoorwaarden:

• de deelnemer duidt plaatsen aan op de kaart van Limburg, dat kan gaan om plaatsen die reeds gekend zijn als onroerend erfgoed, maar ook over plaatsen waarvan de deelnemer meent dat die plaatsen als onroerend erfgoed beschouwd moeten worden;
  
  
• de deelnemer moet een verhaal of motivatie en een foto toevoegen aan de inzending. Dit kan een getuigenis zijn, alsook historische informatie;
  
  
• indien de deelnemer persoonsgegevens verwerkt in zijn verhaal, ongeacht de vorm ervan, dient hij hiervoor toestemming ontvangen te hebben van de personen wiens gegevens worden verwerkt of wiens afbeeldingen worden gepubliceerd of, in het geval van overleden personen, van diens rechtverkrijgenden. Indien de publicatie van gegevens betreffende de overleden persoon, de privacy raakt van andere personen, is ook de toestemming vereist van deze laatst genoemde personen of diens rechtverkrijgenden. De toestemming voor het publiceren van gegevens van overleden personen is niet vereist na verloop van 20 jaren sinds het overlijden van de betrokken persoon. De toestemming voor het publiceren van afbeeldingen van overleden personen is evenmin vereist na het verloop van 20 jaren sinds het overlijden van de betrokken persoon vanwege het vervallen van het recht op afbeelding. De deelnemer moet ten allen tijde de toestemmingen waarop hij zich baseert, kunnen aantonen;
  
  
• de tekst die gepubliceerd wordt op het online platform en de timing, wordt na correctie door de organisator gecommuniceerd via e-mail aan de deelnemer. De correctie door de organisator zal maximaal 10 dagen in beslag nemen. De deelnemer kan, voor publicatie, opmerkingen in verband met de aangebrachte wijzigingen doorgeven. De organisator houdt, waar mogelijk, rekening met de door de deelnemer bezorgde opmerkingen. Indien er reeds een gelijkaardig verhaal gepost werd, kan de organisator beslissen om meerdere verhalen te koppelen in één item. De deelnemer erkent expliciet dat hij zich niet zal verzetten tegen enige mogelijke wijziging van zijn inzending, ongeacht de vorm ervan. De betrokken deelnemers worden hiervan op de hoogte gesteld via e-mail;
  
  
• een derde persoon die een gepubliceerd verhaal wenst aan te vullen of corrigeren kan ofwel als deelnemer een nieuw verhaal aanmaken met de gewenste aanvulling of correctie ofwel contact opnemen met pcce@limburg.be. De deelnemer wiens verhaal wordt aangevuld of gecorrigeerd, wordt hierover ingelicht;
  
  
• foto’s kunnen enkel digitaal opgeladen worden in volgende formaten: .jpg of .png. De foto’s mogen max. 20 MB groot zijn;
  de foto’s die gepost worden in het online platform mogen geen watermerk, datumstempel of enige andere vorm van bijschrift over de afbeelding bevatten;
  
  
• de foto’s die gepost worden in het online platform moeten door de inzender zelf gemaakt zijn en rechtenvrij gedeeld kunnen worden. Op de foto’s mogen geen herkenbare personen afgebeeld staat. De ingezonden foto’s worden aan een eerste selectie onderworpen door de organisator. Deze eerste selectie heeft louter tot doel die foto’s uit het project “RIK” te weren die op enige wijze aanstootgevend kunnen zijn en/of die schade zouden kunnen toebrengen aan het imago van de organisator en daarmee samenhangend het project "RIK" en/of die schade zouden kunnen toebrengen wegens een gebrek aan toestemming van afgebeelde personen en/of diens rechtverkrijgenden;
  
  
• de naam van de deelnemer of organisatie wordt niet vermeld bij de opgeladen inzending die online geplaatst wordt, tenzij uitdrukkelijk gemeld wordt aan de organisator door dit aan te vinken op het online platform "Mijn naam mag vermeld worden";
  
  
• deelname aan de fotowedstijd verbonden aan het project "RIK" met een inzending op het platform is optioneel. De deelnemer vinkt daartoe op het online platform "Ik wil deelnemen aan de fotowedstrijd" aan;
  
  
• deelname aan de fotowedstrijd vereist het opgeven van adres en telefoonnummer, deze gegevens worden enkel gebruikt om met de deelnemers te communiceren over de publicatie van hun deelname, het nazicht van hun deelname door de organisator en de fotowedstrijd, deze gegevens worden niet publiek zichtbaar na publicatie van de inzending;
  
  
• deelnemers kunnen doorlopend inzenden op het platform "RIK". De organisator houdt op een door hem bepaald moment de fotowedstrijd verbonden aan het project "RIK". De organisator communiceert over de deadline voor het insturen van deelnames aan de fotowedstrijd. Na het verstrijken van de deadline worden de optie "Ik wil deelnemen aan de fotowedstrijd" en de velden specifiek verbonden aan de fotowedstrijd verwijderd. Enkel de deelnames die tijdig zijn gebeurd en waarvoor de deelnemer uitdrukkelijk heeft aangeduid om deel te nemen aan de fotowedstrijd, worden in acht genomen bij de jurering van de fotowedstrijd. Deelnemers kunnen meerdere locaties inzenden op het platform en laten deelnemen aan de fotowedstrijd. Per locatie/inzending kan een deelnemer meerdere foto’s toevoegen. Ook al werden meerdere foto’s bij een ingezonden locatie als bijlage toegevoegd, deze inzending zal als één deelname aan de wedstrijd gelden;
  
  
• minderjarigen mogen aan de fotowedstrijd deelnemen op voorwaarde dat zij de voorafgaande toestemming van hun ouders (of van de persoon die het ouderlijk gezag uitoefent) daarvoor gekregen hebben;
  
  
• alle deelnames aan het platform, al dan niet deelnemend aan de fotowedstrijd, worden door de organisator in acht genomen om nieuwe fietsroutes in Limburg te ontwerpen. Deze route worden op het platform geplaatst en kunnen ook gedownload worden voor fietsgps. De organisator is niet verplicht om een route te ontwerpen langs elke deelname aan het platform.

De gegevens van de deelnemers worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden. De gegevens zullen enkel gebruikt worden door de organisator voor communicatie gelinkt aan de inzending van de deelnemer binnen het project "RIK".

In afwijking van het vorige lid kunnen de contactgegevens gebruikt worden om de deelnemer in te lichten over evenementen gelinkt aan het project "RIK" op voorwaarde dat de deelnemer hiertoe zijn toestemming geeft door het vakje "Ik wil op de hoogte blijven over het project "RIK'" aan te vinken op het online platform.

Artikel 4 - Prijzen van de fotowedstrijd

Er wordt voor de fotowedstrijd bepaald hoeveel en welke prijzen er worden uitgereikt in het kader van de wedstrijd. De prijzen worden kenbaar gemaakt via de bijhorende projectwebsite: mercirik.be.

Een prijs is ondeelbaar en moet aanvaard worden zoals deze wordt toegekend. De prijs kan in geen geval afgestaan of geruild worden voor een som geld. BTW en/of eventueel andere bijkomende taksen vallen ten laste van de winnaar. Elke poging tot fraude wordt bestraft met onmiddellijke uitsluiting van de deelnemer.

Indien een prijs niet meer leverbaar is, kan deze vervangen worden door een prijs van dezelfde of hogere waarde. De winnaars worden hiervan op de hoogte gesteld.

Ten onrechte gewonnen prijzen, ten gevolge van het niet naleven van de algemene voorwaarden voor de deelname aan de fotowedstijd zoals omschreven in artikel 2, kunnen door de organisator worden teruggevorderd.

De prijzen van de fotowedstrijd worden officieel overhandigd. Winnaars worden persoonlijk op de hoogte gebracht van hun winst en krijgen verdere informatie over het bekomen van hun prijs. Indien de prijs afgehaald dient te worden en de winnaar de prijs niet binnen de gecommuniceerde periode afhaalt, dan verliest de winnaar ieder recht op de prijs.

Artikel 5 - Aanduiding van de winnaars

Per gemeente zal er door een meerkoppige jury één foto geselecteerd worden. De winnende foto zal ook opgenomen worden in de publieksontsluiting in het kader van het project "RIK". De jury houdt rekening met de wedstrijdvoorwaarden, alsook de originaliteit van het beeld en het verhaal. Er kan niet in beroep gegaan worden tegen de beslissing van de jury.

Er kan slechts één prijs per adres gewonnen worden. Indien twee deelnemers op hetzelfde adres in aanmerking komen voor een prijs, wordt de prijs toegekend aan de deelnemer die de beste beoordeling van de jury heeft ontvangen.

Personeelsleden van de organisator of personen wonend op hetzelfde adres als personeelsleden van de organisator, kunnen deelnemen aan de fotowedstrijd, maar kunnen niet als winnaar geselecteerd worden.

Door deel te nemen aan de wedstrijd geeft de deelnemer de toestemming zijn contactgegevens te gebruiken om contact op te nemen; de winnaar wordt persoonlijk op de hoogte gebracht en ontvangt zo nodig een mail met verdere informatie over zijn prijs.

Winnaars geven door hun deelname aan de wedstrijd toestemming tot publicatie van hun naam, gemeente en hun identificatie als winnaar.

Artikel 6 - Intellectuele eigendom

De deelnemer erkent dat hij het volledige auteursrecht bezit op de foto’s zoals door hem aangeboden aan de organisator en dat de foto’s in elk geval geen inbreuk maken op het auteursrecht of enig ander recht van derden of wettelijke bepaling in de meest ruime zin. De deelnemer vrijwaart de organisator tegen alle vorderingen van derden met betrekking tot de door de deelnemer aan de organisator bezorgde foto’s met uitzondering van vorderingen die te wijten zijn aan de zware of de opzettelijke fout van de organisator of diens aangestelden.

De deelnemer kent voor onbeperkte duur aan de organisator een zo ruim mogelijk exclusief en kosteloos gebruiksrecht toe op de tekstuele bijdrage en foto’s, en dit zonder enige vergoeding of recht op vergoeding. Dit gebruiksrecht omvat, maar is niet beperkt tot, het recht voor de organisator om de door de deelnemer bezorgde tekstuele bijdrage en foto’s te gebruiken in al haar publicaties en voor al haar evenementen.

De deelnemer doet afstand van zijn recht om het vaderschap van het werk op te eisen of te weigeren en erkent dat de publicatie mag plaatsvinden zonder vermelding van zijn naam.

Artikel 7 - Aansprakelijkheid

De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor:

• enig nadelig gevolg voor de deelnemers aan het project indien het project wordt aangepast, wordt geannuleerd of een aanpassing van het gebruikersreglement wordt gepubliceerd indien de omstandigheden dit vereisen;
  
  
• druk-, spel-, zet- of andere fouten. Deze kunnen evenmin aanleiding geven tot een verplichting vanwege de organisator;
  
  
• eventuele technische problemen waardoor niet kan worden deelgenomen aan het project. Eventuele kosten voor deelname aan het project worden altijd gedragen door de deelnemer en kunnen onder geen enkel beding ten laste worden gelegd van de organisator of gerecupereerd worden bij de organisator;
  
  
• de gevolgen van het hacken van de website;
  
  
• de eisen en/of klachten van personen die op ingezonden beelden zijn afgebeeld of die in ingezonden teksten vermeld worden. De aansprakelijkheid hiervoor ligt enkel en alleen bij de deelnemer aan het project. In het kader van het recht op privacy, het recht op afbeelding en het auteursrecht of enige andere hieraan verbonden rechten, ligt de verantwoordelijkheid, zoals vermeld in artikelen 2 en 3 van dit reglement, dan ook bij de deelnemer om de nodige toestemmingen te vragen aan de auteur of diens rechthebbende, aan de afgebeelde personen of diens rechtverkrijgenden of de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden of diens rechtverkrijgenden;
  
  
• het in gebreke zijn van derden/partners om de prijzen van de fotowedstrijd te overhandigen. De organisator is niet verantwoordelijk voor beschadiging of verlies van de prijs of een vertraging in de levering of de ontvangst;
  
  
• het niet doorgaan van arrangementen van derden, indien die tot de prijzen van de fotowedstrijd behoren;
  
  
• gebeurlijke ongevallen of schade die (on)rechtstreeks met een gewonnen prijs verband houdt.

De winnaars van de prijzen erkennen uitdrukkelijk dat de organisator slechts verantwoordelijkheid draagt over de overhandiging van de prijs en geenszins als een producent of verlener van diensten kan worden beschouwd. De winnaars zien uitdrukkelijk af van elke vordering van welke aard ook jegens de organisator met betrekking tot de prijs.

Artikel 8 - Persoonsgegevens

De organisator gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van de deelnemers in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

De organisator verwerkt enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. De organisator waakt daarbij over de volledigheid en juistheid van de persoonsgegevens van de deelnemers.

De organisator neemt de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die verwerkt worden op een passende manier te beveiligen. Persoonsgegevens van de deelnemers zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, met uitzondering van de naam van de deelnemer, die zichtbaar is op het platform, indien daarvoor de toelating wordt gegeven. en met uitzondering van de vermelding van de namen van de winnaars van de fotowedstrijd. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van de persoonsgegevensvanpersoonsgegevens van de deelnemers, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel verplicht om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

De deelnemer garandeert dat de gegevens die hij meedeelt juist en volledig zijn. Het, willens en wetens, meedelen van onjuiste gegevens of gegevens die toebehoren aan derden en waarvan de deelnemer niet het recht heeft ze te delen, kan ertoe leiden dat de gebruiker, tijdelijk of definitief, iedere toegang, geheel of gedeeltelijk, wordt ontzegd tot de producten en diensten van de organisator.

De deelnemer staat uitdrukkelijk, door het aanvinken van afzonderlijke selectievakjes, toe dat kan worden overgegaan tot de verwerking en het gebruik van zijn persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het informeren van de deelnemer over de beslissingen met betrekking tot zijn inzending
• het informeren van de deelnemer over de fotowedstrijd
• het publiceren van de inzending van de deelnemer
• het contacteren van de deelnemer, voor zover die daarvoor expliciet zijn afzonderlijk akkoord heeft gegeven, met informatie over evenementen gelinkt aan het online platform.

De gegevens worden even lang bewaard als de looptijd van het project. Wanneer het project wordt stopgezet, zullen alle persoonsgegevens gewist worden.

De organisator zal in dit project optreden als verwerkingsverantwoordelijke. De organisator heeft een functionaris voor gegevensbescherming (dpo@limburg.be).

Nazka Mapps bv zal in dit project optreden als verwerker. Nazka Mapps bv heeft een functionaris voor gegevensbescherming (info@nazka.be). Het afsprakenkader over de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker is vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst.

De organisator zal de gegevens van de deelnemer niet overmaken aan derden, zonder diens uitdrukkelijke toestemming.

In bepaalde omstandigheden is de organisator verplicht om de persoonsgegevens van de deelnemer door te geven. Dit komt voor indien de wet of een juridische procedure de organisator hiertoe verplicht of wanneer de organisator hiertoe verzocht wordt door overheidsinstanties in het kader van acties ter handhaving van de wet of indien de organisator van mening is dat het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens door te geven om schade of financiële verliezen te voorkomen, en dit in het kader van een onderzoek naar fraude of andere illegale activiteiten.

De deelnemer heeft het recht om de hem betreffende persoonsgegevens op elk moment in te kijken en deze desgevallend te corrigeren.

De deelnemer heeft steeds het recht om de gegeven toestemming tot verwerking van zijn persoonsgegevens in te trekken.

De deelnemer kan zijn rechten uitoefenen op eenvoudig verzoek via

• via mail naar griffie@limburg.be
• per brief naar Griffie, Provincie Limburg, Universiteitslaan 1, B-3500 Hasselt.

In beide gevallen wordt gevraagd een kopie van de voorzijde van de identiteitskaart mee te sturen.

De deelnemer heeft ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be.

Artikel 9 - Wijzigingen

De organisator behoudt zich het recht voor om dit gebruikersreglement eenzijdig te wijzigen en/of aan te vullen. Deze wijzigingen en/of aanvullingen zijn onverwijld van toepassing vanaf de publicatie ervan op de website van de organisator.

De geldende versie van het gebruikersreglement is terug te vinden op de website mercirik.be.

De organisator vermeldt op de website waar de geldende versie van het gebruikersreglement is terug te vinden eveneens de datum van publicatie van de laatste update.

Artikel 10 - Toepasselijk recht – deelbaarheid – bevoegde rechtbanken

Dit reglement wordt geregeld volgens het Belgisch recht. Bij eventuele geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement van de organisator bevoegd. Als om welke reden dan ook een rechtbank met bevoegde jurisdictie een bepaling van dit reglement, of een deel daarvan, niet afdwingbaar acht, zal die bepaling van het reglement tot de hoogst mogelijke mate afgedwongen worden om de intentie van de partijen te verwezenlijken, en zal de rest van dit reglement volledig van kracht blijven.